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Landesverband der Gartenfreunde
Mecklenburg und Vorpommern e.V.

Die Geschäftsstelle

 

Anfahrt

 

Mühlenweg 8, 18198 Stäbelow 

 

Telefon: 038207 6650
Telefax: 038207 66534

 

Sprechzeiten


Auf Grund der Corona-Krise haben wir momentan keine regelmäßigen Sprechzeiten.

Bitte wenden Sie sich per Mail an: 

 

infogartenfreunde-mv.de

 

 

Ansprechpartner

 

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Jana Beckmann
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Sandra König

 

Arbeitsaufgaben der Geschäftsstelle des Landesverbandes sind:

 

1 Finanzierung LV/ Fördermittel

1. Zahlungsverkehr Ein- und Ausgangsrechnungen einschl. Erstellung der Buchungsbelege lt. Festlegung LV sowie Ko-Erfassung

2. Rechnungslegung Mitgliedsbeiträge LV (einsließlich Rechnungserstellung und Versand) - I. Quartal nach Eingang der Mitgliedermeldung der KV/ RV

3. monatl. Personalabrechnung in Kooperation mit dem Steuerbüro

4. monatl. und nach Bedarf Berechnung, Überweisung Aufwandsentschädigungen Ehrenamtspauschalen

5. monatl. Aufwandsabrechnung Gartenzeitung u. Überweisung an KV/RV

6. monatlich und nach Bedarf Reisekostenabrechnungen für VM, Veranstaltungsteilnehmer und Veranlassung der Überweisungen

7. nach Bedarf Rechnungslegung an Kooperationspartner (z.B. Herbstschulung Fachberater)

8. kontinierliche Durchführung von Controllingaufgaben, Finanzanalysen, Plan-Ist Vergleiche →Kostenplanungen →Vorschaurechnungen

9. Kommunikation Prüfgruppe (Vorbereitung/ Bereitstellung von Informationen und Material/ Erläuterung der Finanzierungsprozesse des LV)

10. Fördermittelaquise/ -beantragung/ -abrechnung

11. Erfassung der Fördermittelanträge der Mitgliedsvereine sowie Vorb. der Übergabe an das LWM

12. Unterstützung der Entwicklung von Finanzierungskonzepten (Anteil LV) z.B. für den Bundesverbandstag, Tag des Gartens, Mela

13. Abrechnung von Projektfinanzierungen (z.B. Fachberater Treffen der Nordverbände)

14. Erstellung von Moats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in Kooperation mit dem Steuerbüro

 

2 Ehrungen/ Jubiläen der Mitgliedsverbände, Ehrenmitglieder, Vorstand

1. Geburtstagsliste Erstellung, Aktualisierung, Gratulationspost (Ehrenmitglieder u. Koop.partner) Beschaffung und Versand von Blumengutscheinen entspr. der Auszeichnungsordnung

2. Gartenzeitung (Verteilung der Werbeexemplare z.B. an die Mitglieder des Landeskleingartenausschusses)

3. Internet, Organisation und Unterstützung des Änderungsdienstes Pflege der Geburtstagsliste

4. Auszeichnungen Erfassung, Beschlussfassung Vorstand, Urkunden Ausfertigung, Organisation Übergabe an KV/ RV 2/3 Beschaffung Urkunden und Ehrennadeln

5. Organisation von Auszeichnungsveranstaltungen (z.B. Blumenbeschaffung)

6. Organisat./ Zuarbeiten zur Vorbereitung externer Auszeichnungen (z.B. Tag des Ehrenamtes MV)

 

3 Öffentlichkeitsarbeit

1. Pflege Adressdatei Gartenzeitung, Fachberater (alle Mitgliedsvereine des LV) u. Abstimmung Verlag Wächter - Hochladen der Datei

2. Verfassen von Textbeiträgen

3. Kooperation Redaktionsbeirat

4. Pflege der Geburtstagliste

5. Organisation der Erstellung von Material zur Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit Druck von Flyern

 

4 Versicherung

1. Erfassung, Vollständigkeitsprüfung der Schadensmeldungen für Laubenversicherung und Rechtsschutz

2. Prüfung/ Bestätigung der Mitgliedschaft im Gruppenvertrag des LV für FED, Haftpflicht und Rechtsschutz, Weiterleitung der Schadensmeldungen (FED, Rechtsschutz) an KVD und Roland (per Post und/oder Scan)

3. Unterstützung der Aktualisierung der Versicherungsdatenbank (Koop. PC-Spezialist)

4. Abstimmung (Soll/ Ist) Zahlungseingang für Versicherung von den KV/RV und Abstimmung mit den Meldungen der Versicherungsdatenbank

5. Vorbereitung u. Realisierung des Zahlungsverkehrs mit dem KVD

6. Jahresabrechnung KVD und Mitgliedsverbände

7. Ansprechpartner für RV, KV, Gartenfreunde, KVD

8. Sonstiges (Recherche für KVD z.B. Adressen, Einführung Rechtsschutz-Gruppenvertrag 2015 - Datenerfassung der KV und KV

 

5 Büroorganisation LV

1. Postein- und Ausgang

2. Telefondienst

3. Büromaterialbeschaffung, -bestellungen 3/3

4. Organisation und Realisierung Bürokommunikation/ Scan-, Kopier- und Schreibarbeiten

5. Organisation der technischen Sicherstellung der Arbeitsabläufe (Gerätewartung und-pflege)

6. Ansprechpartner, Organisator für Reinigung, Sicherheitsdienst, Blumenpflege, Wäsche (Handtücher, FeWo), Sonst.

7. Gewährleistung der Verschlußsicherheit für Büros und Gebäude LV

 

6 Veranstaltungsvor- und Nachbereitung

1. Vorstandssitzungen, erw. VS, Delegiertenkonferenzen organisat. Vorb., Einkauf/ Versorgung (Getränke-, Essenausgabe), Protokoll

2. Seminare Einladungen, Ablaufplanung Vorbereitung und Abrechnung von Honorarvereinbarungen für Gastdozenten Vorbereitung TN-Listen und Reisekostenformulare , Kontrolle Unterschriftsleistung TN, Versorgung, Ansprechpartner f. TN)

3. Arbeitsgruppen - Organisations- und Vorbereitungsunterstützung (Wertermittler, Fachberater)

4. Unterstützung von BDG Veranstaltungen (TN-Organisation BDG Seminare), Vorbereitung Kongresse, Tag des Gartens

 

7 Immobilienverwaltung und -pflege

1. Kontrolle Mietzahlung

2. Organisation der Pflege der Außenanlage durch Kooperationspartner im Bedarfsfall eigene Durchführung von Pflege und Reinigungsarbeiten (z.B. Unkrautbeseitigung)

3. Absicherung der Einhaltung der Verkehrssicherungspflicht (Gehwegreinigung, insbes. Winterdienst)

4. Pflege des Seminarraums einschließlich der technischen Ausstattung

5. Pflege und Vermietung der Ferienwohnung

6. Kontrolle u. ggf. Einleitung notw. Maßnahmen in Küche und Sanietäranlagen insbes. im Rahmen der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen

7. Treppenhauspflege

8. Vorbereitung und Organisation von Reparatur- und Sanierungsarbeiten des Geäudes

Termine
letzte Änderung: 27.10.2020

Anschrift
Mühlenweg 8, 18198 Stäbelow 
Telefon: 0382076650
Telefax: 03820766534

Ansprechpartner
Frau Beckmann / Frau König

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